在中國(guó)，除了藥交會(huì)之外，一大批定位不同、規(guī)模不同、區(qū)域不同的醫(yī)藥展會(huì)一年四季都在邀請(qǐng)企業(yè)參加�？申P(guān)于藥交會(huì)的參展流程，很多企業(yè)還是很難說(shuō)出個(gè)所以然來(lái)。其實(shí)參加藥交會(huì)的詳細(xì)流程主要有以下幾點(diǎn)：
一、報(bào)名參展
企業(yè)一旦決定參加,應(yīng)該盡快與藥交會(huì)的主辦單位或承辦單位取得聯(lián)系,索取"參展商指南",認(rèn)真填寫后,傳真/郵寄回其中的報(bào)名參展表格其他相關(guān)的表格,并交納相關(guān)的費(fèi)用。
參展商交納了展位費(fèi)后,相應(yīng)地也取得展位排序上的優(yōu)先權(quán),但主辦單位仍要按照交納費(fèi)用的先后順序?yàn)槠髽I(yè)安排展位。
主辦單位通常根據(jù)參展企業(yè)的數(shù)量劃出行業(yè)分區(qū)的大小,排出行業(yè)參展企業(yè)名單,然后按交納費(fèi)用的先后順序和參展企業(yè)的要求安排展位。
主辦單位原則上不允許參展企業(yè)挑選展位。如果不這樣做,主辦單位將無(wú)法將相同性質(zhì)的企業(yè)放在一起,保證展區(qū)內(nèi)行業(yè)企業(yè)分區(qū)的完整性和整個(gè)展區(qū)的一致性。
注意事項(xiàng):
1、參展商填寫各種表格時(shí),盡可能打印或用正楷填寫,尤其是單位名稱、聯(lián)系地址、電話、傳真等填寫清楚。
2、匯款時(shí)一定是注意收款單位必須和主辦單位的賬號(hào)相一致。有時(shí),展會(huì)的主辦單位是兩個(gè),而收款賬號(hào)只是其中一個(gè)單位的,在這種情況下,要格外注意不要搞錯(cuò)。
3、展會(huì)的主辦單位收到企業(yè)的展位費(fèi)后,發(fā)出確認(rèn)函,對(duì)企業(yè)的參展予以確認(rèn)。但是,如果主辦單位是通過(guò)中間商進(jìn)行招商,如通過(guò)各省聯(lián)絡(luò)員,在這種情況下主辦單位通常不與參展企業(yè)發(fā)生直接聯(lián)系。但是,有的展館在布展期間要求參展商出示布展證或參展證,因此,參展商最好在布展前向主辦單位索取布展證或參展證,以保證布展的順利進(jìn)行。
4、主辦單位有時(shí)不會(huì)在參展商交款后馬上安排展位和發(fā)確認(rèn)函。
因?yàn)橹鬓k單位還要根據(jù)行業(yè)安排展位。當(dāng)企業(yè)在接到主辦單位的展位確認(rèn)函后,應(yīng)該立即著手進(jìn)行展位裝修和參展材料的準(zhǔn)備。
二、展位設(shè)計(jì)
1、標(biāo)準(zhǔn)展位裝修
通常,標(biāo)準(zhǔn)展位的高度是2.457米,寬度為3米(3塊1米寬的展板相連),長(zhǎng)度為3米(3塊1米寬的展板相連)。
如果企業(yè)選報(bào)標(biāo)準(zhǔn)展位,主辦單位將負(fù)責(zé)為參展企業(yè)提供三面的展板和相應(yīng)的物品,通常是一個(gè)展桌、兩把椅子、一個(gè)廢紙婁、一個(gè)5安培的電源插座。如果展位是在一排的第一或最后一個(gè)(把頭的展位),通常的做法是企業(yè)可以得到兩塊免費(fèi)楣板,側(cè)面展板也可以(按參展商的要求)打開(即無(wú)展板)。企業(yè)須事先提出要求。
在標(biāo)準(zhǔn)展位內(nèi)有三面展板可以掛置企業(yè)和產(chǎn)品的宣傳材料,參展商可以提前制作,也可以到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)后制作。通常在展館內(nèi)或展館周圍可以找到制作這些掛圖的公司。
2、展位特裝
如果企業(yè)選報(bào)的是展位特裝,參展商必須提前向展館有關(guān)單位辦理施工許可證,交納管理費(fèi),同時(shí)申請(qǐng)用電量。根據(jù)不同展館的不同要求,特裝展位的高度有一定限度,有的展館還要求展商提供展位設(shè)計(jì)效果圖(立體和剖面圖紙)。展商在設(shè)計(jì)上,應(yīng)充分考慮參觀人員的便捷,盡可能采用目前國(guó)際上流行的開放式展位的設(shè)計(jì)方式,以便最大限度地滿足工作人員和參觀人員的活動(dòng)。
展區(qū)內(nèi)應(yīng)配備足夠的桌椅,供參觀人員與工作人員商談或休息。
展區(qū)內(nèi)需要的物品通常需要企業(yè)自己向展館租用。
3、制作宣傳材料
參展企業(yè)可以在展位放置自己制作的宣傳材料。這些材料一定要事先提前設(shè)計(jì)和精心制作。在展位上也可以放置自己的名片,或放置企業(yè)制作的產(chǎn)品或企業(yè)形象調(diào)查表。我們通常為企業(yè)提供一本來(lái)賓登記本,幫助企業(yè)登記前來(lái)商談和詢問產(chǎn)品信息的來(lái)賓和客戶,也不失為一種可行的辦法。
4、遵守規(guī)章
參展商在展位搭建或裝修時(shí),一定要嚴(yán)格遵守展館和主辦單位的要求和規(guī)定,如,不能在展板上訂釘,沾貼紙畫等物品。如有損毀,要按規(guī)定賠償。
5、展覽期間的工作
"事前應(yīng)考慮到可能的工作量,在展位上布置足夠工作人員和放置足夠的文字資料,以便于參觀人員詢問情況和索取材料。
"企業(yè)的老總或負(fù)責(zé)銷售的經(jīng)理在場(chǎng),不但有助于提高公司的形象,還可以提高現(xiàn)場(chǎng)工作人員的積極性。
"應(yīng)有專員負(fù)責(zé)展會(huì)期間展位工作人員的飲水和中餐等雜事,不要因此而影響了工作人員的積極性。
總之,展覽前期的充分準(zhǔn)備是參展成功的必要前提。參展商事前的準(zhǔn)備工作越充分,展覽期間的工作就會(huì)越順利,成功的把握就越大。因此,展會(huì)期間的工作90%取決于事前的準(zhǔn)備工作。具體而言,參加藥品交易會(huì)要有三個(gè)精心:
(1)材料要精心設(shè)計(jì),數(shù)量要準(zhǔn)備充足;
(2)人員要精心挑選,選擇責(zé)任心強(qiáng),工作熱情高,熟悉業(yè)務(wù)的醫(yī)藥工作人員,可能會(huì)給公司帶來(lái)意想不到的收獲;
(3)展會(huì)要精心布置,既留有足夠的活動(dòng)空間,同時(shí)又有足夠的坐椅,讓客戶可以座談。
簡(jiǎn)而言之，參加藥交會(huì)要做到：展前精心準(zhǔn)備，展中服務(wù)至上，展后積極跟進(jìn)。
