很多展覽公司在籌辦展覽會的時候不管三七二十一，先廣撒邀請函，以此來招來所謂的“大規(guī)模”。事實上，這種不注重展會觀眾質(zhì)量的做法實在欠考慮。同時，也是參展商的不負責任。
近期，在廣交會展館經(jīng)營部對展覽公司一次問卷調(diào)查顯示，60%以上的被調(diào)查者認為展會成功的標志主要是專業(yè)觀眾質(zhì)量和實際效果。這與蒙哥瑪利展覽集團終身主席蒙哥瑪利先生在接受媒體采訪時所說的觀點不謀而合，他說“組展成功的關(guān)鍵在于專業(yè)觀眾的質(zhì)量。你的品牌是和觀眾的質(zhì)量是成正比的。要維護好與參展商的關(guān)系，你必須確保專業(yè)觀眾的質(zhì)量。”因此現(xiàn)在的展會主辦者往往把招商工作當作組展工作的重中之重。
1.借助媒體力量
目前，專業(yè)展已成為展會發(fā)展的趨勢，市場細劃的結(jié)果是，參展商需要更明確的產(chǎn)品市場定位及客戶的定位，需要在展會上接觸到意向更加明確的貿(mào)易觀眾。這方面媒體宣傳的優(yōu)勢則難以取代。
2.精心建造數(shù)據(jù)庫
如何才能確保專業(yè)觀眾的質(zhì)量呢？蒙哥瑪利先生表示應(yīng)建立專業(yè)觀眾數(shù)據(jù)庫，充分收集和了解專業(yè)觀眾的背景資料，然后用數(shù)據(jù)對觀眾的質(zhì)量進行科學(xué)的分析。他說：“40多年來，我們儲存了所有展會的觀眾數(shù)據(jù)。透過問卷調(diào)查，參展注冊或網(wǎng)上注冊等方式了解他們的職務(wù)、個性特點、年齡以及購買影響力等情況，實際上在很大程度上我們也成了專業(yè)觀眾的朋友。這么多年來，我們透過分析發(fā)現(xiàn)，在我們數(shù)據(jù)庫中的觀眾有 2/3的人堅持到我們辦的展覽來，而不去同行業(yè)其它的展覽。”
而在最近一次展覽界人士聚會上，全球第二大照明展主辦者廣州光亞展覽公司總經(jīng)理潘文波也向本報記者表示，他們之所以成功就在于重視專業(yè)觀眾，長年堅持不懈地做好專業(yè)買家的資料收集、客戶服務(wù)工作，并建立了龐大的信息數(shù)據(jù)庫。
據(jù)稱，光亞數(shù)據(jù)庫有3人專門常年負責生產(chǎn)商、專業(yè)買家、觀眾資料的輸入及派送請柬。經(jīng)過七年的不懈努力，目前已組建了大型照明行業(yè)數(shù)據(jù)庫。其中包括60多個國家的海外買家20137家，國內(nèi)買家及專業(yè)觀眾81620家，國內(nèi)外生產(chǎn)商7217家。
而有多年辦展經(jīng)驗，每年主辦18個貿(mào)易展覽會的香港貿(mào)發(fā)局，之所以能如此有效地推廣自己的展覽會，主要也得益于其所擁有的龐大數(shù)據(jù)庫。香港貿(mào)發(fā)局展覽事務(wù)總監(jiān)周啟良稱，貿(mào)發(fā)局累積了一個擁有60萬個商貿(mào)企業(yè)的數(shù)據(jù)庫，其中香港10萬家、中國內(nèi)地12萬家、海外38萬家，每年大約有240萬宗商貿(mào)配對。據(jù)周介紹，2001-2002年，香港展會共吸引買家27萬多個，其中13萬個分別來自海外超過140個國家和地區(qū)。
3.在同類展會招商
一年兩屆的廣州國際家具展在海外招商上做得特別成功。據(jù)中國對外貿(mào)易廣州展覽公司的項目經(jīng)理余意說，家具展的國際化定位，使得招商必然會將重點放在北美、東南亞、日韓、中東等中國家具出口最強勁的地區(qū)。展會營銷是一種很有效的手段，組委會多次派代表到海外展會招商，半年內(nèi)就與多家世界著名家具展會合作，并設(shè)立廣州展的招商推廣位置，這些著名家具展有意大利米蘭、德國科隆、法國巴黎、西班牙瓦倫西亞、俄羅斯莫斯科、阿聯(lián)酋迪拜、美國高點、日本東京、韓國漢城、馬來西亞吉隆坡、印度尼西亞雅加達、澳大利亞墨爾本等。廣州國際家具展成為國內(nèi)首家跨國在10家國際頂級的同類型家具展中設(shè)展位現(xiàn)場招商的展會。
另外，觀眾的來源可能會很多，作為展覽公司，應(yīng)該以幫助參展商找到意向客戶為前提，提高參展觀眾的質(zhì)量。
