無論是什麼行業(yè)的企業(yè)或單位舉辦會議，不論籌劃此會議的籌劃者經驗是否豐富，單純站在舉辦方的立場與角度上看問題，都會面臨各種問題：
1:需要做些什麼？
會議有各種類型，不同的會議需要不同的環(huán)境，召開會議是要達到一定的目的和目標。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計劃。
2:誰來籌劃會議？
從秘書到公司總裁，每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃，只不過有人是專職從事這項工作，有的是兼任此職，此外還有其他職責。無論是專職還是兼職，最終結果，是使會議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平。
會議籌劃者的職責：作為會議籌劃者，要負責去做各種各樣的工作。下列的各項工作能反映會議籌劃者這一角色的多面性。
#善于與人共事
#善于注意小節(jié)
#善于解決問題
#善于與人協(xié)商
#能夠管理會議財務事宜
#熟悉酒店運作
#能夠安排恰倒好處的菜單
#能夠熟練操作電腦
#能夠熟練地與視聽服務公司打交道
#能妥善接待貴賓和外國客人
#熟知各種禮儀
#行事果斷、執(zhí)著
會議籌劃者的任務：
#制定計劃，確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達到會議確定的目標
#制定會議議程
#了解可供使用的場所和設施情況
#選擇或提議合適的場所
#檢查并比較各項設施
#安排交通事宜
#協(xié)調會務工作人員的活動
#招收、培訓會務人員和廣告人員
#制定可行預算或按既定預算安排有關工作
#確定各項工作的時間安排
#視察選定的場所和設施
#與各有關方面進行接洽(運輸公司、旅行社、視聽服務公司)
#確定印刷公司
#安排食品、飲料有關事宜
#討價還價
#同會議發(fā)言人和各位貴賓進行聯系
3:主要會議類型：
#銷售會議：一般是為了宣布開始銷售某種產品或銷售期限。例如季度銷售會議，或者是對前一個銷售期間進行總結和表彰。
#年會：可以是公司股東大會，也可能是行業(yè)協(xié)會每年一次的會員大會。
#產品發(fā)布會：是為了向專業(yè)群體和消費者介紹和推廣某一新產品。
#研討會：是為了提供信息和討論該信息而舉辦的會議。研討會一般讓與會者相互交流并有意見反饋。
#專業(yè)會議：是就某個領域的問題進行討論、咨詢和交流信息而召開的會議。一般包括主會和討論問題、解決問題的小組會議。
#獎勵會議：是為了員工分銷商或客戶的出色工作表現進行表彰獎勵。
#培訓會議：一般要用至少一天，多則幾周時間開展培訓活動的會議。這類培訓需要有特定的場所，培訓內容高度集中，由某個領域的專業(yè)培訓人員教授，而且通過培訓要實現某些目的和目標。
4:會議籌劃步驟：
?目的和目標：確定會議的目的和目標、制定會議議程是會議的重心所在。會議的目標和目的有以下一些：
#培訓#通知#教育#探討問題#做決策
#引入新事物或介紹新人員
#激勵#開發(fā)#展示#促進與改善#解決問題
#討論如何贏利#贏利
5:在你籌劃一個會議時，你最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達到的結果，如果你們的意見相符，你就可以做下一步的籌劃了：
#預計召開會議的日期；
#會議預計召開幾天；
#打算在什麼地方召開會議；
#會議形式或程序是什麼；
#需要多大的場地；
#以前開過這樣的會議嗎？結果如何；
#將有多少人到會；
#會議預算是多少；
#與會者對費用開支很在意嗎？
#打算選用什麼級別的酒店和設施；
#打算選用最高級的房間標準是什麼；
#誰來制作會議邀請函；
#會議需要向與會者打印相關資料嗎？
#會議的發(fā)言人有哪些？
#會議需要什麼樣的視聽設備；
#需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次；
#與會者可以攜帶家屬嗎？
#打算為與會者安排一些特別活動嗎？打算為與會者及其家屬安排一些特別活動嗎？是否打算為與會者的家屬安排一些特別活動嗎？
#有誰來承擔這些活動的費用。
