策劃是一項系統工程 該負責人指出，展覽會策劃的內容很廣，包括前期市場調研、市場分析、目標客戶選擇、展會立項報批、宣傳廣告、展會推廣以及相關活動策劃等，是一項綜合的系統工程。展會策劃是衡量展會成功與否的重要標準，策劃的好壞直接關系到展會的規模和影響。
他認為，一個成功展會應看三量：數量、質量、成交量。數量是指參展商以及參觀商的數量。目前，在展覽會的運作中存在一個很大的不足，那就是對參觀商組織工作的偏輕。展覽的目的是搭建一個交易平臺，讓買家賣家得以面對面的交流、洽談，故吸引參展商參展和吸引買家前來洽談都很重要，兩者缺一不可，否則展覽無法成功。質量是指參展商及參觀商的質量。參展商應能包括行業內大多數重點企業。而參觀觀眾的專業性要強。有些很專業性的展會對入場觀眾沒有限制，小孩也能隨便入場，這勢必影響展覽的專業性。成交量是指參展商和觀眾的實際成交金額。一個成功的展會應能給參展商帶來最大的收益，成交量大的展會明顯也就說明參展商通過幾天的展覽得到了實際上的收益。因此參觀、參展商的組織工作是影響展會展覽效果成交額的重要因素，做好這個組織工作一靠積累，二靠宣傳策劃。簡言之，好的策劃應該是準確的市場定位和有效廣告宣傳的結合。
他強調，展覽業是一項操作性極強的系統工程。從籌辦到招展、展出，涉及的部門很多，在時間、空間、人員、物流等方面都需要全盤運籌帷幄，除了配備高素質的操作人員外，還要科學統籌安排整個操作流程以提高人力、物力的效用，避免浪費，以求達到提升會展水平的目的。那種只要選好題目，有一群業務員，組織了參展商，展會就成功了一大半，根本用不著什么策劃的說法是完全錯誤的。
他說，做好展會的策劃并不是一件容易的事。但展覽的策劃最少應有以下幾方面內容：題材的確定，場地的選擇，展會營銷策略的制定。
立項要抓住市場脈搏
該負責人指出，市場經濟的特點就是一切經濟活動都需圍繞著市場需求來進行，有市場才有出路。目前，中國的會展經濟還不成熟，存在著重復、盲目辦展的現象，這與展會沒有好的立項有很大關系。所以，展會立項的正確與否直接決定了展會最終的成敗。
他介紹，奧華展覽今年10月將辦的“2002中國國際醫療保健產業博覽會”，就是在充分進行了市場調研的基礎上決定的。首先，醫療保健業是全球的朝陽產業。進入21世紀以來，隨著世界經濟的發展，全球醫療保健產業繁榮興旺。保健品也是我國發展最快的行業之一，保健市場需求潛力非常大。據有關數據表明，未來五年，中國的醫藥保健市場將進入高速發展的階段。而廣東地區作為中國最富有的地區，這個巨大的保健品消費市場是每一個商家不容錯過的。參加在目標市場所在地舉辦的展會是產品及企業最好的推廣方式。其次，從全國范圍來看，象“2002中國國際醫療保健產業博覽會”這樣3萬平方的以醫療保健為主題的展會還并不多見。市場競爭壓力相對較小。第三，在廣東現代國際展覽中心舉辦“保健產業展”優勢很大。
他指出，中國的會展業大致成一個三足鼎立的局面。北京，上海，珠三角地區。其中珠三角地區，從廣州、東莞、順德、中山、深圳到香港，一個珠三角會展帶已初步形式。而廣東現代國際展覽中心正是這個會展帶上一顆璀璨的明珠。首先，它處于穗港經濟走廊的中段，位于珠三角的腹地，毗鄰香港、澳門，獨享優越的地理條件和深厚的市場資源。其次，借助中央電視臺“同一首歌”的宣傳、國際名家具展的影響以及第一屆廣東省汽車交易會的成功，廣東現代國際展覽中心已有了很好的知名度。再次，廣東現代國際展覽中心所在地厚街，有著相當好的會展配套設施。三星級以上酒店十多家配有1000多間客房，一個小時的車程可到達穗深等珠三角任一地區，酒店數可擴至千家，足以舉辦超大型展會。
營銷策略重資源利用
展會的重要一環是推廣營銷，這也是展會策劃的重要組成部分，因此制定正確的展會營銷策略是展會成功的關鍵。
該負責人指出，“2002保健產業展”在營銷方面有新的突破。首先，展會組辦者爭取到了政府組織和行業協會的支持。政府是一個很好的信息來源。如通過政府有關部門獲取專業買家信息，甚至通過政府部門將重要買家組織到展覽會上來。行業協會在行業內有很大的影響力和號召力，它們掌握著行業內最權威的信息及資料。展會能得到行業協會的支持，就能獲得準確的客戶資料，并通過它們組織各種各樣的行業活動及時將展會的信息發布到目標客戶群。其次，加大宣傳力度。成功的展會應有足夠力度的推廣，以大量的宣傳來為招展鋪路，相對靠業務員去拉的方式來說，也更有實際成效。因此，在策劃展會時，正確切實可行的宣傳方案是相當重要的。如建立展會網站或網頁。“保健產業展”就同時在“中國健康網”、“中國健康產品網”、“惠聰醫藥網”、“中國醫藥市場網”等網站上發布廣告或展會消息，還在一系列相關展會上對“保健展”做了大量宣傳，并在媒體上有廣泛的宣傳，如在《粵港信息日報》、《廣州日報》、《醫療保健器具》等。此外，郵寄也是很有效的營銷手段之一，可將制作精美的邀請函寄送客戶手中。第三，抓住市場熱點，組織了一系列活動。社區醫療保健和保健企業的信用問題是目前市場的熱點。因此，我們推出了“社區保健新文化主導媒體在聯盟計劃”和“保健企業誠信宣言”活動，還將組織“中國國際醫療保健產業發展論壇”和一系列的座談會及專業研討會。
他還強調，展會的包裝策劃也很重要。“2002保健產業展”定位為國際展，屆時會有日本、香港、新加坡、泰國、美國等地區的代表團前來參展參觀。在展會期間會設有專門的外國客商服務區，有中外客商座談會和外國客商招待會等一系列活動，立求體現展會的國際性。還有與國際有名的展品運輸公司、展品出租公司、展位搭建公司合作，為參展商提供一流的服務，為參觀者營造良好的商務氛圍。
