匯總所有資料、記錄、綱要、合約等內容，再用簡單扼要的文字書寫，作為每位工作人員現場操作手冊，將會場和承包商的名字、電話號碼列上，每間會議室座位安排、進出場時間、視聽器材都列在手冊上，操作手冊就像一本參考書，里面包括所有與會議安排相關資料，它不但是一本檢視表而且還是資料來源，一旦現場發生緊急事情時可參考處理。
　　
　　 日志：包括兩種，一種是按時間順序，另一種是按字母次序排列各項正式活動、會議、餐會、酒會和其他活動，注明日期、時間、地點和活動名稱。

　　指南：這份指南中包括主辦單位委員及工作人員名字，在哪個飯店、電話和房間號碼，一份指南提供在會后緊急聯絡或留言，同樣也包括承包商公司名稱、聯絡人名字、地址和電話號碼，甚至包括家里電話號碼和地址，另外還可以設計"會議服務指南"，將所有活動按字母順序列出來，如眷屬報名、視聽器材、旅游券或裝濱服務等，注明每項服務的電話號碼和地點。

　　會議規定：有些是有關是否允許小孩參加開會或展覽、如何收費、會議期間的通行證，如眷屬、助理和朋友如何處理，使用照相機、錄音和其他裝置的規定。

　　餐飲：將各種活動餐飲地點、菜色、服務時間注明，甚至保證餐飲數量也包括在內。

　　場地安排說明和設備租借：在前面已介紹過報名處、辦公室、展覽、研討會在會場各處，什么時間開始使用，每個地方進場、出場的時間，將這份資料給會場人員、裝潢、視聽和其他承包商。

　　平面團和各會議室配置圖：所有家具放置在辦公室、報到處，利用這份資料到現場檢查是否安置妥當。